Comment simplifier chaque étape du contract management ?

Le contract management désigne un ensemble de processus permettant de gérer le cycle de vie de vos contrats. Cette approche est de plus en plus adoptée par les entreprises, car elle présente de nombreux avantages. Sa mise en place peut sembler complexe, mais l’utilisation de certaines solutions peut vous aider à simplifier chaque étape. Découvrez de bonnes pratiques à adopter pour bénéficier d’un processus de gestion de contrats fluide et performant.

Optimisez la création et la rédaction des contrats avec des modèles personnalisés

Rédiger des contrats est l’une des tâches les plus courantes au sein d’une entreprise. Ces documents peuvent être destinés à un usage interne ou externe. Pour faciliter leur rédaction, il est recommandé de créer des modèles personnalisés pour les contrats les plus utilisés. Basez-vous sur des exemples types et ajoutez des spécificités en fonction de vos besoins et de vos exigences. Avec cette méthode, la plupart de vos documents auront une certaine cohérence et un format propre à votre marque.

Informez ensuite vos collaborateurs et encouragez-les à utiliser ces modèles de contrats personnalisés. Cette solution vous aide à gagner du temps et à améliorer la productivité de votre équipe. Vous pouvez utiliser un logiciel de contract management pour optimiser le processus de rédaction de vos contrats. Un tel outil comprend généralement plusieurs fonctionnalités et limite les dépenses en évitant les erreurs coûteuses. Celles-ci peuvent intervenir lors de l’élaboration des documents, de la négociation, de la signature… Choisissez un logiciel de gestion contractuelle adapté à vos besoins pour profiter de tous ses avantages.

Simplifiez le processus de validation avec la signature électronique sécurisée

La signature électronique s’inscrit dans le processus de dématérialisation des contrats. Elle permet de signer un document à distance de manière légale, rapide et sécurisée. Il existe aujourd’hui de nombreux outils conçus spécialement pour cette tâche. La plupart d’entre eux vous donnent la possibilité de suivre l’avancement des dossiers en temps réel et de sécuriser les données dématérialisées. Ils facilitent également leur envoi et des corrections peuvent être réalisées en cas d’erreurs.

Certains logiciels de signature électronique ont toutefois des fonctionnalités qui les rendent particuliers. Étudiez donc tous ces paramètres pour trouver celui qui vous convient le mieux. Cet outil simplifie grandement la phase de validation des contrats et réduit les risques de perte. De même, les délais de signature sont respectés, ce qui vous offre une meilleure réactivité face aux concurrents. Cet avantage compétitif peut vous faire gagner des marchés, recruter des talents, optimiser vos activités…

Contract management : l’automatisation des rappels et du suivi des échéances

Un bon outil de contract management doit inclure l’automatisation des rappels et du suivi des obligations contractuelles. Cette solution améliore la productivité de votre équipe et l’efficacité de l’entreprise. Elle vous permet d’économiser du temps et de l’argent en réduisant les risques juridiques et financiers. Elle peut intervenir à chaque étape de vie du contrat (rédaction, négociation, envoi, validation…). Cette automatisation se fait avec les solutions CLM (Contract Lifestyle Management). Ces dernières favorisent une gestion proactive de vos documents, quel que soit leur nombre.

Les rappels des échéances vous permettent par exemple de connaître les délais à respecter pour chaque contrat. Vous prenez ainsi les précautions nécessaires pour signer, faire signer ou envoyer vos documents à temps, ce qui évite les pénalités. Tout comme avec la signature électronique, vous devez choisir un logiciel de contract management performant pour profiter de tous ces avantages. Pour cela, définissez des besoins clairs et élaborez un cahier des charges. Comparez ensuite les solutions CLM disponibles sur le marché pour faire le meilleur choix.

Centralisez le stockage des contrats pour un accès rapide et sécurisé

Vous pouvez centraliser les documents contractuels dans un lieu de stockage sécurisé et accessible grâce à un logiciel de contract management. Cette base de données est propre à l’entreprise et constitue une bibliothèque de contrats. Elle regroupe toutes vos données, ce qui réduit les risques de perte ou d’exposition de certaines informations sensibles. Bien que le lieu de stockage soit facilement accessible aux entreprises qui l’utilisent, des mesures de sécurité et de confidentialité sont mises en place pour éviter les intrusions.

Par ailleurs, cette solution simplifie de nombreuses tâches contraignantes liées à la gestion des contrats. Elle facilite la recherche d’informations et vous aide à trouver toutes les versions d’un même document. Par exemple, si des changements ont été effectués sur le contrat, le logiciel vous le notifie et vous présente le fichier avec les dernières modifications. Vous avez alors la possibilité de suivre son évolution, son statut actuel, ses obligations, etc. Un outil de centralisation des contrats doit être compatible avec les solutions et les systèmes existants. Il doit également avoir des fonctionnalités avancées et correspondre à vos préférences et à votre budget. Ces critères sont primordiaux pour un stockage optimal et une gestion fluide de vos contrats.

Contract management : assurez un archivage conforme et accessible

Les entreprises doivent effectuer un archivage numérique de tous leurs contrats afin de respecter les obligations légales en vigueur. Ce processus vise aussi à les protéger en cas de contentieux ou tout simplement à préserver des informations importantes. Ainsi, seuls les dossiers que vous jugez essentiels pour la bonne continuité de vos activités doivent être archivés. Une solution de contract management permet de retracer tous les détails sur le cycle de vie de chaque contrat, depuis sa création jusqu’à son classement ou à sa destruction.

L’archivage se fait avec des logiciels spécifiques et suit des règles strictes. L’une d’entre elles consiste à délimiter un périmètre clair pour le processus. Vous devez alors identifier les documents à archiver ainsi que leur durée de conservation. Chacun d’entre eux doit ensuite passer par trois étapes distinctes, à savoir :

• la capture par le système d’archivage (SAE),
• la maintenance,
• la sortie.

Durant la première étape, le document est identifié puis figé. En d’autres termes, il devient non modifiable. On lui attribue ensuite un identifiant unique avant de le ranger. Des métadonnées techniques sont ajoutées, puis il est envoyé vers un lieu de conservation déjà prédéfini. La phase de maintenance permet quant à elle de garder les documents en bon état de lisibilité et de conservation. Elle sert également à effectuer des contrôles et des mises à jour régulières du contrat.

La dernière étape consiste à faire une évaluation à l’issue de la durée de conservation. Si, au cours de cette période, le document n’a plus une valeur juridique susceptible d’engager la responsabilité de l’entreprise, il peut alors être requalifié, reclassé ou détruit. Pour un archivage électronique réussi et conforme, contactez un professionnel spécialisé dans le contract management.